AgenturaРазобрать задачу →

Кейсы · Событийный бизнес

03 / 09

Сметы, КП и подрядчики - без операционного менеджера

Событийный бизнес wrkshop: ТЗ для производственных партнёров, тендерные КП и сметы готовят агенты. Владелец остаётся на переговорах и решениях.

  • операционка
  • ТЗ и сметы
  • тендерные КП
  • контроль маржи
  • агент-координатор
§ aКОНТЕКСТБОЛЬ

Вечера владельца уходят на таблицы, пока конкуренты уже отправили КП.

Событийный бизнес живёт на скорости и документах: запрос от агентства, ТЗ производственным партнёрам, смета, коммерческое предложение - и всё это «нужно вчера», потому что параллельно считают ещё несколько участников тендера. В wrkshop эту работу делал сам владелец: вечера уходили на таблицы вместо переговоров и производства.

  • ТЗ для производственных партнёров собирается вручную из каждого нового брифа.
  • Смета считается в голове и зависит от внимательности владельца в конкретный вечер.
  • Внутренние цифры - себестоимость и маржа - могут случайно уйти клиенту.
  • Координация партнёров и напоминания о сроках занимают время, которое нужно на переговоры.
  • Скорость реакции на тендер определяет результат, а не качество предложения само по себе.
§ bЧТО МЫ СДЕЛАЛИКАК РАБОТАЕТ

Агент-координатор и специализированные агенты под каждый тип документа.

Вместо одной большой системы - агенты, встроенные в живые рабочие процессы в Telegram, где и так идёт вся работа. Владелец ставит задачу голосом, агент-координатор разбирает задачу и раздаёт специализированным агентам.

Стандарт компании - каскад наценок, резервы, правила разделения версий - зашит в правила агентов. Голова владельца больше не место хранения маржинального каскада.

  • Агент ТЗ - собирает техническое задание для производственных партнёров из брифа заказчика: параметры конструкций, материалы, сроки, ссылки на визуализации. Отправляет в рабочие топики партнёров.
  • Агент сметы - считает по внутреннему стандарту компании: наценки по типам работ, резерв на непредвиденное, налоговая нагрузка. Стандарт в правилах, не в голове.
  • Агент КП - собирает клиентскую версию отдельно от внутренней. Себестоимость и маржа наружу не уходят по архитектуре, а не по внимательности.
  • Автопроверка перед отправкой - КП проходит автоматический контроль: цифры, комплектность, стоп-слова. Если проект выходит ниже порога рентабельности - агент флагует это владельцу до отправки.
  • Агент координации - ведёт переписку с производственными партнёрами в рабочих топиках, напоминает о сроках, сводит статус владельцу одной строкой.
  • Контроль маржи - стандарт рентабельности соблюдается в каждом документе автоматически. Ни один КП не уйдёт без проверки порога.
§ cРЕЗУЛЬТАТФАКТЫ

Тендерное КП на 1,3 млн - за один день, с четырьмя итерациями правок.

Владелец ставит задачу голосом и получает документ на утверждение. Правки вносятся итерациями за минуты: «добавь демонтаж и логистику во все блоки» - новая версия приходит следующим сообщением. Вечера вернулись.

  • 1 деньтендерное КП на 1,3 млн ₽ с четырьмя итерациями правок
  • < 1 часаполный комплект документов по запросу заказчика с нуля
  • без ошибок в счетахсебестоимость и маржа защищены структурой документа, не вниманием
§ dЧТО БЫЛО НЕТРИВИАЛЬНОПОД КАПОТОМ
  • Разделение клиентской и внутренней версий документа - не на уровне внимательности, а на уровне правил агента: клиентский КП физически не содержит полей себестоимости.
  • Каскад маржи из правил компании - наценки по типам работ, резерв, налог - закодирован один раз и применяется в каждой смете без ошибок ручного ввода.
  • Автопроверка перед отправкой: агент проверяет не только цифры, но и комплектность разделов и стоп-слова, характерные для внутренних версий.
  • Интеграция в рабочие Telegram-топики без отдельного приложения: ТЗ и статусы уходят прямо в чаты, где уже живут производственные партнёры.
  • Итерационные правки без пересборки: «добавь позицию X во все блоки» - агент применяет изменение ко всей структуре документа, не построчно.
  • Стандарт компании как код: когда правила меняются, достаточно обновить их в одном месте - все последующие документы выйдут уже по новому стандарту.
§ eАРХИТЕКТУРАСХЕМА

Агент-координатор в центре, специализированные агенты вокруг.

Владелец ставит задачу в Telegram. Агент-координатор разбирает и направляет к нужному агенту. Готовый документ возвращается на утверждение, внутренние цифры наружу не выходят.

Другие кейсы

Половина недели уходит на переписку, сметы и координацию?

Опишите одну задачу, которую человек в команде делает руками каждый день. За рабочий день дадим план и оценку бюджета.

Оставить заявку →Написать в Telegram →